MANUAL DE PROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
PR-ADM-002 | Revisión, validación y registro de facturas de fincas proveedoras
Índice
1. Objetivo rápido
Administración / Finanzas revisa y registra las facturas de fincas proveedoras para que queden correctamente respaldadas, archivadas y contabilizadas.
El proceso consiste en revisar que la factura coincida con lo validado en el despacho, descargarla, subirla a Drive y registrarla en My Money Highland como compra de mercadería.
Regla principal: primero se valida la flor, después se valida la factura y finalmente se registra la compra. No se debe cargar una factura si todavía tiene diferencias o si ya existe en el sistema.
2. Ficha rápida
| Campo | Información |
|---|---|
| Área | Administrativo Financiera |
| Responsable principal | Administración / Finanzas |
| Participan | Compras, Finanzas, fincas proveedoras y Ventas solo si existe una diferencia que afecte margen. |
| Herramientas | Correo electrónico, Google Drive, WhatsApp y My Money Highland. |
| Inicio | La finca envía detalle de despacho o factura final y existe una compra que debe revisarse. |
| Fin | Factura registrada en My Money Highland como factura de compra, con estado pendiente y origen manual. |
| Frecuencia | Revisión de factura: un día después del despacho. Carga al sistema: una vez por semana, factura por factura. |
3. Flujo general del proceso
Este proceso tiene cinco momentos. Están unidos, pero no son lo mismo.
1. Cierre de despachoCompras compara el detalle de finca contra el sistema: marcación, variedad, tamaño, cantidad, tallos y precio.
2. Revisión de factura finalAdministración / Finanzas revisa la factura final que llega por correo y valida cajas, tallos, precio total, proveedor, invoice y fecha.
3. Archivo temporal en DriveSi la factura está correcta, se marca, se marca el camionsito, se descarga y se sube a PARA CONTABILIZAR > MERCADERÍA.
4. Carga semanal al sistemaUna vez por semana se registran las facturas aprobadas en My Money Highland, factura por factura.
5. Archivo final por fechaDespués de cargar la factura al sistema, se mueve con Control + X desde PARA CONTABILIZAR > MERCADERÍA al archivo final organizado por año, mes y día.
No mezclar: Compras valida el despacho. Finanzas valida la factura y la carga contable. Logística, guías y coordinación aérea no forman parte directa de este proceso.
4. Frecuencia de trabajo
| Actividad | Cuándo se hace | Responsable |
|---|---|---|
| Cierre del despacho | Mismo día del despacho, aproximadamente en el cierre operativo. | Compras |
| Revisión de factura final | Normalmente un día después del despacho. | Administración / Finanzas |
| Carga al sistema | Una vez por semana, trabajando factura por factura. | Administración / Finanzas |
| Archivo final en Drive | Después de la carga semanal, moviendo las facturas ya cargadas al archivo por fecha. | Administración / Finanzas |
| Cuadre de pago | Posteriormente, contra estado de cuenta de finca. | Finanzas |
| Día de despacho | Día normal de revisión de factura |
|---|---|
| Lunes | Martes |
| Jueves | Viernes |
| Viernes | Lunes |
| Martes, si existe despacho extra | Día siguiente o según operación. |
5. Paso a paso operativo
1Pedir y revisar el detalle del despacho
Responsable: Compras.
- Solicitar a la finca el detalle del despacho del día.
- Recibir el detalle por Excel, WhatsApp, factura preliminar o formato adoptado de Highland.
- Abrir el sistema y filtrar por fecha de despacho y finca.
- Comparar marcación, variedad, tamaño, cajas/bonches, tallos y precio de compra.
Pantalla del sistema para revisar el despacho por fecha, finca, marcación, cantidades y valores.
| Si coincide | Si no coincide |
|---|---|
| Responder “estamos ok”. | Enviar novedades numeradas y pedir corrección a la finca. |
2Revisar la factura final recibida por correo
Responsable: Administración / Finanzas.
- Revisar el correo al día siguiente del despacho.
- Abrir la factura final enviada por la finca.
- Confirmar que corresponde a la finca y al despacho correcto.
- Comparar contra el sistema: cajas, tallos, precio total, proveedor, número de invoice y fecha.
Factura final recibida por correo. Aquí se revisan datos como variedad, largo, tallos, PVP y total.
Pantalla del sistema / packing. Aquí se compara que variedad, largo, tallos y precio de compra coincidan con la factura.
Cómo comparar: mira el PDF y la pantalla del sistema al mismo tiempo. Verifica que la variedad, el largo, los tallos, las cajas y el valor coincidan. Si hay diferencia, no se aprueba la factura todavía.
Importante: la factura válida para Finanzas es la que llega por correo. Lo recibido por WhatsApp sirve como apoyo o prevalidación.
3Resolver diferencias antes de aprobar
Si la factura no coincide, no se marca como correcta.
- Identificar qué dato está mal.
- Buscar la confirmación original en WhatsApp.
- Verificar precio, variedad, tamaño, cantidad y marcación.
- Definir si el error está en sistema, factura o finca.
- Si el error es de finca, pedir corrección.
- Si el error es de sistema y Compras puede corregirlo, corregir y volver a revisar.
| Problema | Qué hacer |
|---|---|
| Precio distinto | Revisar WhatsApp y pedir corrección con captura. |
| Falta factura | Identificar finca y solicitar documento. |
| Factura de otro despacho | Separar y revisar con la fecha correcta. |
4Marcar, descargar y subir la factura al Drive
Cuando la factura ya está correcta:
- Marcar la factura como revisada en el sistema con check y camionsito.
- Descargar el PDF.
- Subirlo al Drive correspondiente.
Drive temporal → PARA CONTABILIZAR → MERCADERÍA
Carpeta de Drive donde se guardan las facturas revisadas: PARA CONTABILIZAR > MERCADERÍA.
| Orden recomendado del archivo | Ejemplo |
|---|---|
| Finca + número de invoice + fecha + total | AGROCOEX 5138722 8-5-2026 $87.pdf |
Objetivo: esta carpeta funciona como bandeja temporal de facturas revisadas y listas para contabilizar.
5Entrar al módulo de Compras para cargar la factura
La carga semanal se hace en el sistema, factura por factura.
My Money Highland → Compras → Transacciones → Compra de Bienes y Gastos
Ruta del sistema para entrar a Compra de Bienes y Gastos.
Regla: no juntar varias facturas en una sola compra. Se toma una factura, se carga, se verifica y recién se pasa a la siguiente.
6Buscar el invoice para evitar duplicados
Antes de crear una nueva compra, verificar que la factura no esté cargada.
- Copiar el número de invoice desde el PDF.
- Pegar el número en Número Documento.
- Seleccionar un rango de fechas que incluya la fecha real de factura.
- Hacer clic en Filtrar.
Pantalla para buscar el número de factura/invoice antes de cargar una nueva compra.
Regla de fechas: buscar por fecha de factura, no por fecha de despacho. Si una factura es de abril y se busca solo en mayo, puede parecer que no existe aunque sí esté cargada.
| Resultado | Acción |
|---|---|
| Aparece el mismo invoice | No cargar de nuevo. |
| No aparece, pero es de otro mes | Cambiar el rango de fechas y buscar otra vez. |
| No aparece después de revisar bien | Crear nueva compra. |
Listado de facturas cargadas en el sistema con proveedor, total, estado y origen.
7Crear una nueva compra de bienes y gastos
Solo se crea la compra si ya se confirmó que el invoice no está cargado.
- Ir al botón Acciones.
- Seleccionar Nueva Compra de Bienes y Gastos.
- Esperar que se abra el formulario.
Menú Acciones para crear una nueva compra de bienes y gastos.
Formulario inicial de Compras Bienes y Gastos.
8Ingresar los datos del comprobante
En la pestaña Datos Comprobante, llenar los datos del PDF.
| Campo | Qué colocar |
|---|---|
| Fecha | Fecha de la factura PDF. |
| Proveedor | Finca/proveedor correcto. |
| Número | Número de invoice/factura. |
| Fecha vencimiento | Primer día del mes siguiente o según cierre financiero. |
Selección de fecha: se coloca la fecha de la factura, no la fecha de despacho.
Búsqueda del proveedor por nombre o RUC.
Datos principales del comprobante ya ingresados.
Vencimiento: normalmente se usa el primer día del mes siguiente porque las facturas se acumulan y luego Finanzas las cuadra contra el estado de cuenta de la finca.
9Registrar la línea como Mercadería
No se carga variedad por variedad. La factura completa se registra como mercadería.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Código / producto / gasto | Mercadería |
| Cantidad | 1 |
| Unidad | Unidad |
| Precio | Total de la factura |
| Descuento | 0 |
| IVA | 0.00 |
Búsqueda y selección del producto/gasto Mercadería.
Línea de mercadería: cantidad 1, precio total, IVA 0.00 y botón verde para agregar.
Punto crítico: después de llenar la línea, presionar el botón verde para agregar. Si no se presiona, la línea no se registra y el total puede quedar en 0.
10Verificar que el total coincida
Después de agregar la línea, el total del sistema debe ser igual al total del PDF.
| Factura PDF | Sistema | Estado |
|---|---|---|
| $87.00 | $87.00 | Correcto |
| $87.00 | $0.00 | No se agregó la línea. |
| $87.00 | $86.00 / $88.00 | Revisar digitación. |
Línea agregada: revisar que el total coincida con el PDF.
No continuar si el total del sistema no coincide con el total de la factura.
11Revisar el comprobante contable
Antes de procesar, abrir Comprobante Contable y confirmar que el asiento esté cuadrado.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Costo de mercaderías vendidas | Valor total de factura | |
| Proveedores | Valor total de factura | |
| Total | Debe = Haber | Debe = Haber |
No procesar: si el Debe y el Haber no tienen el mismo valor, o si el asiento no corresponde a mercadería/proveedores.
12Procesar, aceptar y verificar
- Hacer clic en Procesar Compra.
- Aceptar la confirmación del sistema.
- Volver al listado de compras.
- Buscar nuevamente el número de invoice.
- Confirmar proveedor, número, total, estado y origen.
| Campo final | Estado esperado |
|---|---|
| Tipo documento | Factura de Compra |
| Número documento | Debe coincidir con el invoice cargado. |
| Proveedor | Debe coincidir con la finca/proveedor. |
| Total | Debe coincidir con el PDF. |
| Estado | Pendiente |
| Origen | Manual |
13Mover las facturas cargadas al archivo final por fecha
Después de cargar las facturas al sistema, ya no deben quedarse en la carpeta temporal.
- Volver al Drive de PARA CONTABILIZAR → MERCADERÍA.
- Identificar las facturas del día que ya fueron cargadas al sistema.
- Seleccionarlas y usar Control + X para cortarlas y que se eliminen de la carpeta temporal.
- Entrar al archivo final de facturas por fecha.
- Ir al año, luego al mes y después al día correspondiente a la factura.
- Pegar allí las facturas ya cargadas.
- Confirmar que ya no estén en PARA CONTABILIZAR → MERCADERÍA y sí estén en la carpeta final.
Ruta de archivo final:
Drive → CONTABILIDAD → ARCHIVO FACTURAS MERCADERÍAS → FACTURAS 2026 → mes → día
Importante: se usa Control + X, no copiar y pegar. La idea es limpiar la carpeta temporal y dejar cada factura archivada en su fecha real.
Primero se entra al año y al mes correspondiente.
Dentro del mes, se abre la carpeta del día de la factura.
Las facturas ya cargadas quedan archivadas dentro de la carpeta del día correspondiente.
6. Checklist antes de cerrar
| Elemento | Revisión |
|---|---|
| La factura ya fue revisada contra sistema y despacho. | ☐ |
| La factura está en Drive y corresponde a mercadería. | ☐ |
| El número de invoice fue copiado correctamente. | ☐ |
| Se buscó si la factura ya estaba cargada. | ☐ |
| El rango de fechas incluye la fecha real de factura. | ☐ |
| Proveedor, fecha, invoice y vencimiento están correctos. | ☐ |
| El ítem seleccionado es Mercadería. | ☐ |
| La cantidad es 1. | ☐ |
| El precio es el total de la factura. | ☐ |
| Se presionó el botón verde para agregar la línea. | ☐ |
| El total del sistema coincide con el PDF. | ☐ |
| El comprobante contable tiene Debe = Haber. | ☐ |
| Se confirmó que quedó registrada después de procesar. | ☐ |
| Las facturas ya cargadas fueron movidas al archivo final por fecha. | ☐ |
7. Problemas comunes y acción correctiva
| Problema | Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| La factura no aparece al buscarla | Puede no estar cargada o el rango de fechas está mal. | Revisar la fecha de factura y ampliar/corregir el rango. |
| Factura de mes anterior | Si se busca solo en el mes actual, no aparecerá. | Buscar desde el primer día del mes real de la factura. |
| Proveedor no aparece | No se puede completar la compra. | Consultar si el proveedor debe crearse o si está con otro nombre/RUC. |
| No se presiona el botón verde | La línea de mercadería no queda agregada. | Agregar la línea antes de revisar el comprobante. |
| Total queda en cero | La línea no fue registrada correctamente. | Revisar mercadería, cantidad, precio y volver a agregar. |
| Debe y Haber no cuadran | El asiento contable está incorrecto. | No procesar. Revisar datos y corregir antes de aceptar. |
8. Reglas importantes
SÍ HACER
Validar antes de cargarBuscar duplicadosUsar fecha de facturaCargar una por unaRevisar Debe y HaberMover al archivo final
NO HACER
No cargar facturas con erroresNo buscar solo por despachoNo mezclar facturasNo procesar si el total no coincideNo procesar si el asiento no cuadraNo dejar cargadas en la carpeta temporal
9. Cierre del proceso
El proceso termina cuando la factura queda registrada correctamente en My Money Highland y además queda archivada en la carpeta final por fecha.
| Condición de cierre | Estado |
|---|---|
| Factura encontrada en el listado de compras. | ☐ |
| Proveedor correcto. | ☐ |
| Total correcto. | ☐ |
| Estado pendiente. | ☐ |
| Origen manual. | ☐ |
| Factura archivada en la carpeta final por fecha. | ☐ |
Frase clave: registrar una factura no es el final completo; después de cargarla, también hay que moverla del Drive temporal al archivo final por fecha para mantener el control ordenado.