Manual de Proceso de Compras
PR-COM-001 | Gestión de compra de flor con fincas proveedoras
Índice
1. Objetivo rápido
2. Ficha rápida
3. Flujo general
4. Columnas principales de Trello
5. Paso a paso operativo
6. Reglas rápidas
7. Problemas comunes y acción correctiva
8. Checklist final antes de cerrar
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1. Objetivo rápido
Compras se encarga de conseguir y confirmar la flor que el vendedor necesita para cumplir con el cliente.
El proceso consiste en revisar la solicitud en Trello, consultar disponibilidad con fincas por WhatsApp, registrar la respuesta, coordinar la aprobación con el vendedor y cerrar la orden cuando la finca confirma.
Regla principal: WhatsApp sirve para comunicarse con las fincas, pero Trello debe quedar como el registro oficial del proceso.
2. Ficha rápida
| Campo | Información |
|---|---|
| Área | Compras |
| Responsable principal | Área de Compras |
| Participan | Vendedores, Compras y fincas proveedoras |
| Herramientas | Trello, WhatsApp / WhatsApp Web |
| Tablero de Trello | https://trello.com/b/AG3lAj1L/venta-highlands |
| Inicio | El vendedor crea una tarjeta en Orden Pendiente. |
| Fin | La tarjeta pasa a Confirmada en Finca / Cerrada. |
3. Flujo general
1. Cliente pide florEl vendedor recibe la necesidad.
2. Tarjeta en TrelloSe carga en Orden Pendiente.
3. Compras revisaValida datos mínimos.
4. Enviado a FincaLa orden entra a gestión.
5. Consulta WhatsAppSe consulta con fincas.
6. Finca respondeDisponibilidad, precio y fecha.
7. Respuesta FincaSe registra la respuesta.
8. Vendedor apruebaElige la mejor opción.
9. Compras confirmaDa el OK a la finca.
10. Tarjeta cerradaConfirmada en Finca / Cerrada.
Vista general del tablero de Trello utilizado para el proceso de Compras.
4. Columnas principales de Trello
| Columna | Qué significa | Quién la usa principalmente |
|---|---|---|
| Orden Pendiente | La solicitud fue cargada por el vendedor y todavía no ha sido gestionada por Compras. | Vendedor / Compras |
| Enviado a Finca | Compras ya revisó la tarjeta y envió la consulta a fincas. | Compras |
| Respuesta Finca | Una o varias fincas ya respondieron con disponibilidad, precio o condiciones. | Compras / Vendedor |
| Confirmada en Finca / Cerrada | La orden ya fue aprobada por el vendedor y confirmada por finca. | Compras |
Aclaración: la columna “Bellaflor enviado a finca” no forma parte del flujo general de este resumen, porque corresponde a una gestión específica.
5. Paso a paso operativo
1Abrir Trello y entrar al tablero correcto
Herramienta: Trello de escritorio o navegador web.
- Abrir Trello en la computadora.
- Ingresar al tablero venta highlands.
- Usar el enlace: https://trello.com/b/AG3lAj1L/venta-highlands
- Verificar que se vean las columnas del proceso: Orden Pendiente, Enviado a Finca, Respuesta Finca y Confirmada en Finca / Cerrada.
2Validar que la tarjeta tenga información suficiente
Antes de consultar con fincas, Compras debe verificar que la tarjeta esté clara.
| Dato mínimo | Revisión |
|---|---|
| Cliente o floristería | ☐ |
| Vendedor responsable | ☐ |
| Variedad o tipo de flor | ☐ |
| Color | ☐ |
| Longitud del tallo | ☐ |
| Cantidad de tallos o cajas | ☐ |
| Fecha de salida | ☐ |
| Precio esperado o referencia | ☐ |
| Observaciones especiales | ☐ |
| Etiqueta de color o responsable | ☐ |
Si falta información: no consultar a finca todavía. Primero pedir aclaración al vendedor por comentario en Trello o por el canal interno usado por la empresa.
Vista interna de una tarjeta: miembros, etiquetas, descripción y comentarios.
3Revisar la columna “Orden Pendiente”
Esta columna contiene las solicitudes cargadas por los vendedores.
- Ubicar la columna Orden Pendiente.
- Revisar si existen tarjetas nuevas.
- Hacer clic sobre la tarjeta que se va a gestionar.
- Leer el título, etiquetas, miembros y comentarios.
La columna Orden Pendiente marca el inicio del proceso para Compras.
4Mover la tarjeta a “Enviado a Finca”
Cuando la información está completa, la orden entra oficialmente a gestión de compra.
- Dentro de la tarjeta, abrir el menú de movimiento o arrastrar la tarjeta desde el tablero.
- Seleccionar la lista Enviado a Finca.
- Confirmar el movimiento.
- Revisar que la tarjeta aparezca en la columna correcta.
Opción para mover una tarjeta a otra lista dentro del tablero.
Ejemplo de tarjeta ubicada en Enviado a Finca.
5Consultar disponibilidad con fincas por WhatsApp
Compras debe escribir a los grupos o chats de las fincas para consultar disponibilidad.
| Información que debe enviarse | Ejemplo |
|---|---|
| Variedad | Explorer, Mondial, Freedom, Delphinium, etc. |
| Color | Rojo, blanco, rosado, lavanda, mixto. |
| Longitud | 40 cm, 50 cm, 60 cm, 70 cm. |
| Cantidad | 100 tallos, 1 caja o cantidad solicitada. |
| Fecha de salida | 22/05/2026. |
| Observaciones | Orden fija, urgente, sustitución permitida, etc. |
Plantilla de mensaje:
Buenos días, por favor confirmar disponibilidad para salida [FECHA]:
- Variedad: [VARIEDAD]
- Color: [COLOR]
- Longitud: [LONGITUD]
- Cantidad: [CANTIDAD]
- Observación: [DETALLE]
Por favor confirmar precio y disponibilidad. Gracias.
Ejemplo real de cómo se visualiza una orden consultada por WhatsApp.
6Dar seguimiento a las respuestas de finca
La rapidez de respuesta es un punto crítico. Algunas fincas responden rápido y otras pueden demorarse.
| Situación | Qué debe hacer Compras |
|---|---|
| La finca responde rápido | Revisar precio, cantidad, fecha y condiciones. |
| La finca responde incompleto | Pedir el dato faltante antes de pasar la opción al vendedor. |
| La finca no responde | Insistir o consultar otra finca. |
| La finca no tiene disponibilidad | Buscar alternativa o informar al vendedor. |
| La finca ofrece sustituto | Consultar con el vendedor si la alternativa sirve. |
Regla: ninguna tarjeta debe quedarse sin seguimiento. Si no hay respuesta, Compras debe insistir o buscar otra opción.
7Registrar la respuesta en Trello
Cuando una finca responde, la información clave debe quedar registrada en la tarjeta.
- Volver a Trello.
- Abrir la tarjeta correspondiente.
- Ir a Comentarios y Actividad.
- Escribir un resumen de la respuesta.
- Guardar el comentario.
Plantilla de comentario en Trello:
[FINCA] confirma disponibilidad:
Producto: [VARIEDAD / COLOR / LONGITUD]
Cantidad: [CANTIDAD]
Salida: [FECHA]
Precio: [PRECIO]
Observación: [DETALLE]
Estado: Pendiente aprobación del vendedor.
Ejemplo de comentario en tarjeta cuando ya existe respuesta de finca.
Ejemplo: el vendedor solicita la orden en Trello y Compras deja evidencia de que la flor ya está confirmada por finca.
8Mover la tarjeta a “Respuesta Finca”
Cuando ya hay respuesta real de una finca, la tarjeta debe pasar a Respuesta Finca.
- Seleccionar la tarjeta.
- Moverla desde Enviado a Finca hacia Respuesta Finca.
- Verificar que el comentario de respuesta esté registrado.
- Informar al vendedor para que revise la opción.
Ejemplo de confirmación enviada por WhatsApp. El texto clave debe indicar claramente ORDEN CONFIRMADA.
9Esperar aprobación del vendedor
El vendedor decide si la opción sirve para el cliente.
| Criterio | Pregunta de revisión |
|---|---|
| Precio | ¿Permite vender con margen? |
| Calidad | ¿La finca es confiable para este cliente? |
| Cantidad | ¿Completa lo solicitado? |
| Fecha de salida | ¿Cumple con la fecha requerida? |
| Variedad | ¿Es exacta o alternativa aceptada? |
Si el vendedor no aprueba rápido: avisar que la opción está pendiente y que podría perderse disponibilidad.
10Enviar el OK a la finca seleccionada
Cuando el vendedor aprueba, Compras debe confirmar la orden con la finca por WhatsApp.
Plantilla de confirmación:
ORDEN CONFIRMADA para salida [FECHA]:
- Producto: [VARIEDAD / COLOR]
- Longitud: [LONGITUD]
- Cantidad: [CANTIDAD]
- Precio: [PRECIO]
- Cliente / marcación: [SI APLICA]
- Observación: [DETALLE]
Gracias.
Importante: con la finca se realiza una sola confirmación. Después de enviar el OK, Compras debe dejar evidencia en Trello y cerrar la tarjeta.
11Actualizar Trello y cerrar la tarjeta
Después de enviar el OK a la finca seleccionada, Compras debe dejar evidencia en Trello y cerrar el proceso.
- Abrir la tarjeta correspondiente.
- Agregar comentario final con finca, producto, cantidad, precio y fecha.
- Verificar que lo confirmado coincida con lo aprobado por el vendedor.
- Mover la tarjeta a Confirmada en Finca / Cerrada.
Plantilla de comentario final:
Orden confirmada con [FINCA].
Salida: [FECHA]
Producto: [VARIEDAD / COLOR / LONGITUD]
Cantidad: [CANTIDAD]
Precio: [PRECIO]
Aprobado por vendedor.
OK enviado a finca vía WhatsApp.
Ejemplo de tarjeta en estado Confirmada en Finca / Cerrada.
6. Reglas rápidas
Regla 1
Toda orden debe existir en Trello.
No se debe gestionar una compra solo por WhatsApp.
Regla 2
No consultar con datos incompletos.
Primero se pide aclaración al vendedor.
Regla 3
Trello es el registro oficial.
Las respuestas importantes deben resumirse en la tarjeta.
Regla 4
No cerrar sin doble confirmación.
Debe aprobar vendedor y confirmar finca.
7. Problemas comunes y acción correctiva
| Problema | Qué pasa | Qué debe hacer Compras |
|---|---|---|
| Finca no responde | La orden se retrasa. | Insistir o consultar otra finca. |
| Finca responde incompleto | No se puede confirmar. | Pedir datos faltantes: precio, cantidad, fecha o variedad. |
| Falta información en Trello | No se puede consultar bien. | Pedir aclaración al vendedor antes de avanzar. |
| Vendedor no aprueba rápido | Puede perderse disponibilidad. | Informar que la opción está pendiente. |
| Información solo en WhatsApp | Se pierde trazabilidad. | Registrar resumen en Trello. |
| Se cierra antes de tiempo | Parece confirmada sin estarlo. | Cerrar solo con OK del vendedor y confirmación de finca. |
8. Checklist final antes de cerrar
| Revisión | Estado |
|---|---|
| La tarjeta existe en Trello. | ☐ |
| La tarjeta tiene cliente, producto, cantidad y fecha. | ☐ |
| La finca respondió con información suficiente. | ☐ |
| El vendedor aprobó la opción. | ☐ |
| La finca confirmó la orden final. | ☐ |
| La respuesta quedó registrada en Trello. | ☐ |
| La tarjeta fue movida a Confirmada en Finca / Cerrada. | ☐ |
Frase clave: Compras no solo busca flor; Compras da seguimiento hasta conseguir una respuesta clara y una confirmación final.
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